08 de dezembro de 2015 por Becomex

[INFOGRÁFICO] Organização e controle dos dados reduz riscos no bloco K sped fiscal

Já destacamos no post sobre Bloco K Sped diversos pontos de atenção desta nova obrigação fiscal, como por exemplo os produtos similares e substitutos e a duplicidade de part number na classificação fiscal. Esses pontos demonstram a importância da organização e do controle de dados para a entrega do Blobo K Sped fiscal. Acompanhe algumas recomendações.

Composição do Bloco K x Processos da empresa.

Por meio do Bloco K, o governo quer saber a movimentação mensal da empresa. Esse Bloco do Sped traz o controle de produção e estoque, contendo informações que as empresas já apresentavam ao fisco através do livro P3. Dentro do Bloco K há inúmeros registros, entre eles, o Registro 0210, que exibe o cadastro de produtos e insumos, e o Registro K220, que mostra as movimentações internas de mercadoria – consumo de insumo, operação de terceiros.

Estrutura do Bloco K

Diante dessas exigências, pense rápido: a sua empresa possui um mecanismo de armazenamento de dados, validação de informações e fácil acesso ao detalhamento de suas operações – internas e com terceiros? Essa análise crítica do processo de controle de dados é essencial, afinal, cumprir a obrigação do Bloco K Sped fiscal não é uma tarefa a ser realizada em uma semana ou um mês.

Uma recomendação importante para as empresas que ainda engatinham no controle de dados é a revisão de processos e a sensibilização dos diversos setores que precisam cadastrar informações no sistema do governo. Temos um post interessante de Drawback que mostra o impacto de cada área da empresa na coleta e validação e informações.

Sabemos que esse diagnóstico requer dedicação e conhecimento técnico das empresas, por isso indicamos a visão de uma equipe externa, tanto para a organização e validação de dados, como também para a análise de benefícios fiscais.

Muitas empresas estão preocupadas com o risco de exposição e de perda de benefícios fiscais. Isso porque, com o Bloco K, o Fisco terá todas as informações que faltam para validar os benefícios, fechando o ciclo de dados de indicação dos estoques, desde a compra do insumo até a produção da mercadoria final. Imagine, por exemplo, o caso de empresas que aderem ao Reintegra e que devem cumprir a regra de não ultrapassar o limite percentual do preço de exportação. Com o Bloco K, é possível confirmar se o produto beneficiado possui  o limite de 40% dos custos dos insumos importados, um dado que antes não havia registro de comprovação no Sped.

Outra possibilidade do Bloco K Sped fiscal que pode causar dor de cabeça aos gestores é a análise por segmento, que vai comparar a movimentação de empresas do mesmo ramo, podendo identificar quais estão com média de consumo destoantes do mercado.

Diante disso, reforçamos a necessidade de uma revisão de processos que possa dar condições às empresas de cumprirem as exigências com minimização de riscos e com uma visão estratégica sobre as oportunidades trazidas com o Bloco K, um assunto que trataremos em novos conteúdo do blog.

Bloco K não é uma obrigação apenas da área fiscal

Bloco K não é uma obrigação apenas da área fiscal

Os registros do Bloco K Sped fiscal exigem dados de diversos setores da empresa, não somente da área fiscal. A própria classificação de mercadoria, o tema central dessa nova obrigação acessória, requer o apoio da produção/engenharia, que conhece como ninguém a composição dos produtos fabricados e dos insumos utilizados na industrialização. Falando em insumos, há um papel importante do fornecedor, afinal, a requisição de insumos e a produção de terceiros também são informações a serem escrituradas. O que isso quer dizer? Em linhas gerais, é preciso rever a relação com seus fornecedores, com base na capacidade destes de controlar seus próprios dados. Um erro vindo de um fornecedor pode impactar na validação de outros dados, causando um ciclo perigoso de erros.

Elaboramos o infográfico do Bloco K SPED fiscal para reforçar a importância do controle dos estoques fiscais (Fiscal x Bloco K x Inventário) para evitar exposição e riscos. Pode ser observado como será o funcionamento do processo que considera o saldo inicial de período obtido a partir do Bloco H; As entradas a partir do recebimento das notas fiscais relacionadas no Bloco C e nos XML; Consumos obtidos a partir do detalhamento no Bloco K; Saídas relacionadas também no Bloco C e XML; obtendo assim o saldo final do período – Bloco H.

Não basta armazenar corretamente, é preciso validar 

Muito se fala em validação de dados, mas como isso se aplica na entrega do Bloco K Sped fiscal? A regra geral na hora de cumprir esta e outras obrigações acessórias do governo é primar pela qualidade de informações. Assim, não basta armazenar dados da operação da empresa se eles não estão em consonância com informações já cadastradas nos sistemas do governo. Importante relembrar que o Sped é um sistema que reúne diversos livros e, hoje em dia, com a automatização, é possível cruzar elementos e livros para checar veracidade e possíveis distorções.

Essa validação de dados, antes da entrega das obrigações acessórias, é parte importante da nossa metodologia de trabalho. Com uma auditoria, os próprios processos da empresa passam por um pente fino, que foca o compliance e o gerenciamento de risco.  Assim, a validação de dados previne erros na entrega do Bloco K Sped fiscal – viabilizando correções, quando necessárias, e também se mostra uma forte aliada na criação de métodos de controle de dados da empresa.

Há, portanto, uma grande tarefa de casa a ser feita pelas empresas, com a entrada dessa nova obrigação fiscal. À primeira vista, o Bloco K pode parecer somente mais uma exigência, no entanto, com processos bem definidos, as empresas podem utilizar os dados para buscar oportunidades fiscais, analisar novos cenários de mercado e monitorar riscos fiscais.

Quer saber mais sobre Bloco K Sped fiscal? Escreva nos comentários.

Becomex

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