No case da Michelin sobre registro Siscoserv, expomos os desafios que o programa Siscoserv traz para as empresas que atuam no país. Normalmente, as companhias não possuem um departamento para tratar o Siscoserv, ficando o serviço alocado em um setor com maior demanda. Assim, as áreas de Tesouraria ou Fiscal geralmente incorporam em sua rotina os registros do programa Siscoserv. Esse é o primeiro ponto de atenção que exige um mapeamento de todas as operações de aquisição e venda de serviços ao exterior realizadas pela empresa.
Programa Siscoserv: atendimento à obrigação começa com mapeamento
Fazer um diagnóstico das operações é essencial para mapear tudo o que é preciso ser registrado no programa Siscoserv. Para isso, é importante contar com uma consultoria especializada que identifique todas as áreas da empresa que estejam envolvidas em qualquer negociação internacional de serviço. Mas por que não fazer isso internamente? As companhias até podem realizar um diagnóstico por conta, porém, sabemos o quanto é complicado reunir os setores e propor um fluxo de comunicação e o quanto isso dispende tempo de todos.
A falta de diálogo e de compartilhamento de dados entre as áreas é o calcanhar de Aquiles da maioria das empresas. Assim, com um modelo já validado pela consultoria, fica mais simples e efetivo promover o mapeamento em conjunto com a equipe interna. Esse modelo de diagnóstico consiste em colocar todos os departamentos no mesmo conceito de regra; avaliar o cenário atual e trazer boas práticas; capacitar as pessoas envolvidas no processo e implementar uma ferramenta de gestão.
O passo a passo do mapeamento
Por meio do programa Siscoserv, a Receita quer dados aparentemente simples: quando o contrato começou, quando terminou, o valor e a data de pagamento. Isso é possível de se obter por meio de registros de venda (RVS) e aquisição (RAS) de serviços, registros de faturamento ou pagamento, que possuem prazos diferentes de escrituração.
1º passo: Reunir as áreas envolvidas em negociação internacional de serviços para explicar a importância do sistema, a legislação Siscoserv e penalidades. A partir da sensibilização, definir o papel de cada setor.
2º passo: Contar mais uma vez com a equipe interna para separar os documentos que comprovam a contratação ou a prestação do serviço (Invoice, Contrato) e também os de pagamento ou recebimento do serviço (Contrato de Câmbio, Cartão de Crédito, Nota Fiscal). Assim, é possível avaliar o volume e a frequência das operações.
O que acontece, muitas vezes, é a empresa não ter ideia do volume de itens que precisa registrar, por nunca ter reunido todos os setores em um mapeamento. Há ainda os casos de operações com data de conclusão indeterminada ou negociações já iniciadas, mas sem valores definidos, situações que merecem cuidado da equipe interna.
3º passo: A partir dos documentos identificados na etapa anterior, a consultoria pesquisa a melhor e mais correta NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços) para cada serviço. Aqui, é interessante lembrar que a ferramenta de gestão já pode armazenar esses códigos em seu banco de dados para facilitar o registro negociações frequentes.
4º passo: o mapeamento se transforma em um documento, no qual a empresa consegue ter uma visão detalhada do seu cenário atual, pontos críticos e direcionamentos.
É importante lembrar que, com a divulgação do 10º manual, todas as dúvidas estão sendo sanadas. Isso abre caminho para o início de fiscalizações para checar se as empresas estão realizando o correto registro no programa Siscoserv. Atualmente, problemas no Siscoserv já geram nota negativa em auditoria, afinal, é certa a exposição fiscal e o risco de recolher impostos a mais.
Conhecer bem a operação da empresa, por meio do essencial diagnóstico, é o primeiro passo para um registro de informações bem-sucedido no programa Siscoserv. Esse scanner realizado pela Becomex em seus clientes é o ponto de partida para aplicação da solução Vision Siscoserv. Com isso, há um alinhamento entre conhecimento técnico e o domínio da ferramenta de gestão.
Seguindo o cronograma de sensibilização, entrega e gestão garantimos um trabalho seguro junto às organizações para diminuir a exposição fiscal e cumprir obrigações acessórias. Saiba mais no Portal Siscoserv.
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