O grande desafio da entrega da ECF é a integração entre o mundo contábil e fiscal das empresas. Ainda hoje, na maioria das companhias, essas duas áreas trabalham isoladamente, pouco se comunicam ou compreendem o impacto de suas tarefas nas funções de outros setores. Por isso, quando a escrituração contábil fiscal chegou, suas divergências e correlações com a ECD se transformaram em dor de cabeça e resultaram em uma entrega com muitas falhas e refações. Como 2015 foi o primeiro ano dessa obrigação, todos ainda estão engatinhando no processo de elaboração e análise de divergências entre ECD e ECF, mas uma coisa é certa: é preciso tratar as duas escriturações conjuntamente para evitar retrabalho e multas.
A sua empresa está preparada para a entrega da ECF 2016?
É importante relacionar a entrega da ECF a três pilares: compliance, ferramenta e equipe. Se algum desses pontos estiver com problemas, o resultado final ficará comprometido. É preciso contar com ferramentas que conversem com os mundos fiscal e contábil. Quando cada área possui seu sistema, nem sempre essas ferramentas serão amigáveis e realizarão análises conjuntas. O IRPJ Manager, por exemplo, realiza a importação da ECD para garantir maior compliance no processo. Também é possível obter outros cenários sobre lucros, impostos e incentivos para um melhor gerenciamento fiscal e financeiro.
Um ponto fundamental na hora de escolher um sistema é a opção de rastreabilidade e validação de dados. Sabemos, no entanto, que ferramentas não realizam o trabalho sozinhas, sendo fundamental contar com a expertise da equipe interna. Nem todas as empresas, ou melhor, pouquíssimas, contam com setores integrados e profissionais constantemente capacitados sobre as regras e peculiaridades das obrigações acessórias. Nestes casos, entra em ação o trabalho da consultoria especializada, que faz o meio de campo entre os setores, realiza a análise minuciosa dos dados a serem escriturados e sugere o melhor sistema para gerenciar as obrigações.
Quase um mantra para nós, consultores, é a análise de dados mensal. Nossa experiência mostra que a maioria das companhias deixa para apurar as informações em cima da hora, não tendo tempo hábil para realizar validações ou correções. Se a empresa descumpre o prazo, pagará multa pelo atraso. E se a entrega tiver dados errados, há como corrigir, mas também existe o risco de fiscalização e de multas:
Multa de 0,25% por mês, limitada a 10%. Isso quer dizer que após o 40º mês de atraso de entrega, a multa fica em 10% do valor do lucro antes do IR e da CS.
Se no ano anterior a receita bruta foi igual ou inferior a R$ 3, 6 milhões, teremos uma multa limitada a R$ 100 mil. Caso a receita bruta seja maior que 3,6 milhões, fica limita a 5 milhões. Ou seja, pensar um sistema que automatiza a gestão tarifário por meio do compliance é pensar em redução de gastos e de riscos.
No caso de valores omitidos, inexatos ou incorretos o mínimo a ser pago é 100 reais ou 3% do valor da transação (o que foi corrigido), dos dois o maior.
O que recomendamos para quem quer fazer diferente este ano? Realize a apuração e validação dos dados mês a mês, cheque se as duas obrigações estão em consonância e antecipe itens não obrigatórios na ECD, mas que são exigidos para a entrega da ECF, como o plano de contas referencial. Não pense mais nas obrigações como elas eram feitas no passado, com dados simples e nenhum cruzamento entre elas. Com a automatização dos sistemas do governo deve-se ter cautela e assertividade para não ficar exposto.
A entrega da ECF em 2015 foi conturbada, mas nós da BECOMEX comemoramos 100% de entregas sem refações ou multas. No ano que passou, muitas empresas demoraram para acreditar que a obrigação estaria mesmo em vigor. A Receita também gerou muitas dúvidas ao alterar regras e itens da escrituração contábil fiscal.
Acreditamos que após a primeira experiência, muitas companhias já estão mais conscientes da importância de se cumprir essas exigências com excelência. Quem ainda não começou a se organizar para a próxima entrega, busque com urgência uma solução para antecipar problemas e riscos. Lembrando que, neste ano, as entregas foram antecipadas para maio (ECD) e junho* (ECF).
Compartilhe a sua experiência com a entrega da ECF nos comentários.
* de acordo com a IN1633 o prazo para entrega de ECF foi alterado para o último dia útil do mês de julho
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