A ECD e ECF são obrigações acessórias recentes e ainda existem muitas dúvidas entre elas. Enquanto a ECD (Escrituração Contábil Digital) faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e veio para substituir a escrituração que antes era realizada em papel, a ECF visa interligar os dados contábeis e fiscais para agilizar o acesso do Fisco. Explicando de forma resumida: a ECD foi criada com objetivos fiscais e previdenciários, já a ECF pretende obter informações de todas operações que podem alterar a composição da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
Talvez as diferenças entre a ECD e ECF não sejam novidade para as empresas que quebraram a cabeça de seus gestores para entregar os documentos referentes a 2014 e 2015. Mas você sabia que no ano passado a maioria dos erros da ECF foram por problemas encontrados na ECD? Pensando nisso, selecionamos algumas boas práticas para evitar divergências entre ECD e ECF. Confira abaixo!
A (não) obrigatoriedade do plano de contas referencial
Eis uma situação complicada: a Receita Federal faculta a geração da ECD com o plano de contas referencial, mas ao importar a escrituração digital para a ECF, não temos informações suficientes para a montagem dos balanços e da DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Com isso, no caso de demonstração do cálculo do lucro real, há ausência do lucro de partida ou resultado antes do IR e da CS.
Não se sabe o motivo de uma obrigação posterior fazer validações em uma anterior já gerada. Esse fluxo inviabiliza a confecção da escrituração contábil fiscal e obriga a manutenção do plano de contas referencial. O que as empresas devem fazer, a partir desse fato, é entender a importância da ECD na preparação da ECF.
Outra situação envolvendo a questão do plano de contas referencial é a utilização de centro de custos. Essa organização permite separar corretamente os custos das despesas na elaboração da DRE. Imagine, por exemplo, áreas fabris com centro de custos e área administrativa sem eles:
Na vinculação do plano referencial, a conta sem o centro de custos iria para a conta referencial de despesas, e a que tem o centro de custos, para uma referencial de custos. A informação constaria na ECD, que seria entregue sem acusar nem tipo de erro ou alerta. No entanto, ao recuperá-la no programa validador (PVA) da ECF e utilizar a rotina de validação, seria apresentado o erro “não é permitido que uma mesma conta contábil esteja com e sem centro de custos”. Isso impediria a entrega ECF.
ECD e ECF: boa prática para evitar as divergências
Uma boa prática para evitar as divergências entre ECD e ECF é realizar a vinculação do plano de contas referencial com o plano de contas do contribuinte diretamente no PVA da ECD. Ou seja, não é possível pensar nessas duas obrigações de forma separada, pois o que não impacta na primeira obrigação pode prejudicar uma entrega de qualidade da ECF. Se as informações já estiverem no SPED Contábil esse processo fica mais simples.
A recuperação da ECD dentro do PVA da ECF é primordial para o envio da escrituração fiscal e para a geração dos seus blocos C, J, K, L, além de parte do bloco M.
Antecipar divergências requer sinergia entre setores
Sabendo dessa solução para evitar problemas na geração da ECF, a pergunta que fica é: por que as empresas não estão fazendo isso?
O grande desafio da geração conjunta é a integração entre os setores contábil e fiscal. Sabemos que quem se envolve mais na ECF é a área fiscal, e que o setor contábil se dedica geralmente à ECD. Se os dois times não entenderem o impacto dessas obrigações para a empresa, é certo que um ou outro terá mais trabalho e, consequentemente, mais dificuldade de obter dados.
Além de ter problemas com plano de contas, centro de custos e saldos, o não compartilhamento de informações entre os setores pode prejudicar a entrega. Caso a empresa não cumpra as obrigações no prazo, deverá pagar multa com o percentual sobre o lucro líquido.
Por isso, é preciso antecipar a organização dos dados e contar com a ajuda da equipe contábil para uma tarefa muito importante: a geração da ECD com o plano referencial. Deve-se integrar as equipes contábil e fiscal para pensar na escrituração conjunta dessas obrigações, a fim de analisar previamente suas validações e antecipar divergências antes da entrega.
Qual a principal dificuldade da sua empresa nas entregas da ECD e ECF? Compartilhe as suas experiências nos comentários.
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