EFD-REINF e e-Social: O que muda na relação entre prestador e tomador de serviços.

Como muitos já devem saber, a EFD-Reinf abrange todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, assim como as informações relativas à receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

Já o E-Social é um projeto do Governo Federal, que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal e tem o objetivo de consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega.

Mas você sabe dizer o que muda na relação entre o prestador e o tomador de serviços com a implementação e obrigatoriedade do eSocial da EFD-Reinf? Neste artigo vamos mostrar alguns pontos a serem observados para que seja possível atender as exigências contidas nessas duas obrigações acessórias.

Mudança na relação entre prestador/tomador do serviço

Inicialmente, as informações sobre retenções eram informadas anualmente na DIRF. Só nesta questão já há uma grande mudança, já que a partir da implementação da EFD-Reinf, essas informações precisarão ser enviadas ao Fisco mensalmente.

Outra “complicação” é a mudança na relação entre tomadores e prestadores, que vai mudar radicalmente. Mas você deve estar se perguntando:

Afinal, porque esta relação vai sofrer mudanças, se não há uma nova legislação?

Bom, acontece que a partir da entrega tanto da EFD-Reinf quanto do eSocial, as informações prestadas precisaram ser muito mais detalhadas e tais informações nem sempre estão apenas em poder do prestador ou do tomador. Ambos precisarão de informações um do outro para atender as exigências trazidas por essas obrigações acessórias.

Dando uma pequena introdução…

No começo do projeto, as obrigações das partes (prestadores e tomadores) se concentravam exclusivamente no eSocial. Recentemente, algumas obrigações deixaram o eSocial e passaram a integrar as informações prestadas na EFD-Reinf. Assim, vejamos algumas informações pertinentes e como e onde serão informadas:

• EFD-REINF

Como dito anteriormente, a EFD-Reinf tem informações de eventos que antes fariam parte do eSocial. Através dessa nova obrigação, prestadores e tomadores de serviços deverão enviar informações ao governo:

Tomadores de Serviços

Todos os tomadores de serviços deverão preencher as informações relativas às Retenções da Contribuição Previdenciária.

Neste evento, além de várias informações, deverá ser informado o CNPJ do prestador de serviços, o valor bruto das Notas Fiscais e a base de cálculo da retenção da contribuição previdenciária corresponde a cada prestador.

Prestador de Serviços

Através da EFD-Reinf os prestadores de serviços também deverão prestar informações quanto às Retenções da Contribuição Previdenciária.

Neste evento, assim como para os tomadores do serviço, será necessário informar, além de várias outras informações, o CNPJ do tomador de serviços, o valor bruto das Notas Fiscais e a base de cálculo da retenção da contribuição previdenciária corresponde a cada tomador.

Além disso, deverá inserir informações:

• De eventuais valores de materiais ou de equipamentos próprios ou de terceiros, fornecidos pela contratada, que não integram a base de cálculo;
• De valores do custo da alimentação fornecida pela contratada, que serão deduzidas da base de cálculo da retenção, desde que comprovados;
• De valores do custo do fornecimento do transporte pela contratada, que serão deduzidas da base de cálculo da retenção, desde que comprovados, conforme a legislação; e
• De valor de retenção destacada em notas fiscais, relativo aos serviços subcontratados, quando houver, que irá deduzir a retenção apurada no mês, desde que todos os documentos envolvidos se refiram à mesma competência e ao mesmo serviço.

IMPORTANTE!

Se o tomador ou prestador do serviço for obrigado a enviar a Escrituração Contábil Digital (ECD), também deverá informar nos eventos o código da conta contábil onde é feita a contabilização dos serviços tomados/prestador.

• eSOCIAL

Tabela de Lotações Tributárias

No eSocial, além de outros cadastros, existe o cadastro de Tabela de Lotações Tributárias. Nela, além das lotações próprias, devem ser criadas lotações tributária para cada tomador de serviço e, de preferência, uma por contrato/posto de trabalho.

Sendo assim, o prestador de serviço, além das informações próprias, precisará informar as lotações tributárias de todos os seus tomadores de serviços.

Ambientes de Trabalho

O prestador do serviço deverá criar, tantos quantos necessários, os Ambiente de Trabalho com as especificações de riscos existentes nos ambientes onde serão alocados os colaboradores.

Essas informações serão extraídas em conformidade com o PPRA, PGR, PCMAT e/ou LTCAT disponibilizados pelos contratantes.

Vale lembrar que, em conformidade à Norma Regulamentadora MTE nº 7 e a Instrução Normativa nº 971/2009, o tomador do serviço é obrigado a fornecer às empresas prestadoras as informações dos riscos existentes no ambiente onde serão alocados os trabalhadores e as empresas contratantes devem auxiliar as empresas contratadas na elaboração dos respectivos PCMSO’s dos locais de trabalho onde os serviços serão prestados.

Ou seja, cada prestador de serviço precisará saber as informações de segurança do local onde seus trabalhadores prestarão os serviços e tais informações precisarão ser escrituradas no eSocial.

Remuneração do Trabalhador

Um dos principais arquivos do eSocial é o que trata das informações dos pagamentos e descontos realizados aos colaboradores.

Cabe ressaltar que, se o trabalhador prestar serviços em mais de um contratante dentro de um único mês, o prestador do serviço deverá preencher tantas lotações tributárias quantos forem os tomadores por onde o trabalhador transitou. Sendo assim, será necessário informar, de forma proporcional os proventos e descontos do colaborador para cada um dos tomadores por onde ele transitou.

Principais desafios no preenchimento

As informações que serão requeridas na EFD-Reinf e no eSocial não serão novidade para as empresas, elas têm origens em diferentes setores da empresa e até de terceiros, mas a forma de apresentar essas informações gerará desafios:

• Mudança no processamento – os eventos que serão informados na EFD-Reinf precisam obedecer a tempestividade dos acontecimentos, por exemplo: os serviços tomados deverão ser reportados e informados na mesma competência em que o ocorreram. O que ocorre hoje em dia é a escrituração somente quando é recebido a Nota Fiscal da prestação, o que pode ocorrer fora do mês da competência da prestação. Nessas situações, a empresa precisará passar a controlar as suas contratações/prestações de serviço, para que tais sejam informadas na competência correta, de acordo com as exigências da EFD-Reinf.

• Disponibilidade da informação – a origem das informações da EFD-Reinf e do eSocial tem origem em diferentes setores e diferentes sistemas (financeiro, contabilidade, suprimentos, RH, CRM, etc.). As empresas precisam, desde já, analisar como serão disponibilizadas as informações e como possibilitar a geração automática dos dados para compor as obrigações acessórias.

• Estreitamento no relacionamento entre prestador e contratante – como vimos anteriormente, algumas informações apresentadas no eSocial e até na EFD-Reinf precisaram ser informadas por terceiros, é o caso, por exemplo, do risco do local onde o serviço será prestado, que deverá ser informado pelo contratante ao contratado. Essas informações precisarão, cada vez mais, ser compartilhadas detalhadamente entre os envolvidos, por isso a importância e o desafio de estreitar essa relação e deixar a simplicidade da simples formalização de um contrato.

• Processos com controles manuais – além da busca pela geração automatizada das informações, com o objetivo de agilizar a geração dos arquivos das obrigações acessórias, a empresa precisa estabelecer e revisar processos para garantir a aderências das informações, promovendo a rastreabilidade e confirmação da informação e buscando automatizar ao máximo tais processos, para evitar que a geração dos arquivos seja morosa e com diferentes ajustes e manutenções manuais.

• Melhoras nos sistemas – para que as empresas consigam atender a todas essas demandas é humanamente impossível controlar tudo manualmente. Para isso, serão necessárias melhorias e novos desenvolvimentos nos sistemas e ERPs. Essas melhorias deverão promover a integração das informações e a facilidade na busca de dados necessários ao cumprimento das exigências.

• Qualidade da informação e dos procedimentos – não obstante, após todos esses procedimentos, a empresa precisa assegurar que tais informações são coerentes e refletem a realidade. Para isso, serão necessárias revisões dos cálculos, cadastros, origem e destino de informações, entre outros fatores que possam afetar direta ou indiretamente os dados da EFD-Reinf e do eSocial.

Concluindo…

Resumidamente, como mostramos acima, para atender as obrigações contidas na EFD-Reinf e eSocial, será necessária uma interação muito maior entre prestador e tomador de serviços, pois ambos precisarão de informações que o outro detém.

Para tanto, é necessário estreitar essa relação, indo além do mero contato para efetivar a contratação e a elaboração de um contrato de prestação de serviço.

Para que as empresas consigam atender as exigências, será necessária uma força tarefa para organizar as informações de maneira satisfatória, pois como todos nós sabemos, haverá um grande desafio para entrar em conformidade, exigindo uma mudança de cultura e de processos das empresas, pois a disponibilidade de informações, processos e procedimentos descentralizados com controles manuais ainda é muito grande

Apesar das novas obrigações acessórias do eSocial e da EFD-Reinf estarem em conformidade com a legislação, o total de informações necessárias para atender todas as exigências nelas contidas exigirão softwares mais avançados e bem preparados para gerir todas essas informações, de forma a evitar erros das áreas envolvidas no projeto, que possam ocasionar penalizações tais como multas e bloqueio de CND.

postado originalmente em Blog Quirius