Escrituração contábil: como criar subcontas sem riscos

Com a exigência do controle por subcontas, regulado pela 12.973/2014, já percebemos que existem alguns pontos de atenção para as adequações da escrituração contábil à lei em vigor. Essa mudança dentro do plano de contas contábil impacta não somente o cálculo de impostos, como também a geração da escrituração contábil fiscal, pois as subcontas são obrigatórias na ECF.

Impasses entre escrituração contábil e apurações fiscais

Até 2015, a maneira de registrar as contas contábeis e de resgatar esses dados geravam muitos atritos entre os balanços fiscal e societário. De um lado, cabia ao setor contábil cuidar da parte de lançamentos e do balancete. A área fiscal, por outro lado, dependia dessa movimentação contábil para realizar o cálculo de IR e informar ao Fisco. Mas, como existem regras distintas entre escrituração contábil e base de cálculos de imposto para valores residuais de bens, por exemplo, os balanços fiscal e societário não batiam, sendo necessário fazer ajustes à mão.

Vamos considerar como exemplo um bem com valor de R$ 10 mil. Quando a empresa adquire esse bem, pode reduzir seu valor total na base de cálculo do IR em cinco anos. A cada ano, é possível depreciar parte do valor. Ou seja, pela regra fiscal, ao final de 5 anos, o bem não vale mais nada perante o Fisco. Ao avaliar esse exemplo pelo viés contábil, no entanto, há uma outra regra: todo bem tem um valor residual líquido. Após cinco anos, o bem poderia valer R$ 6 mil e a empresa precisaria depreciar a diferença, neste caso, R$ 4 mil.

As subcontas vieram, portanto, separar essas formas de depreciação. Com a nova regra, há a criação de duas contas de depreciação do valor residual de um bem – uma com as regras de lançamentos da escrituração contábil e outra com as do setor fiscal.

Boas práticas para abertura de subcontas

1. Controle do histórico: como a prestação de contas é feita no ano seguinte, torna-se essencial contar com um histórico bem organizado. Isso parece mais um pré-requisito do que uma boa prática, porém, nem todas as empresas possuem formas sistêmicas de armazenar os dados, validar a apuração contábil e checar inconsistências no cruzamento entre as informações contábeis e fiscais.
2. Rastreabilidade de ajustes: depois da escrituração contábil, pode acontecer algum ajuste que altere um determinado resultado. Sem a rastreabilidade dessa informação, o setor fiscal corre o risco de calcular o imposto errado.
3. Validação de dados: como a criação de subcontas impacta a geração da ECF e, portanto, pode gerar dados controversos em outras obrigações acessórias, é preciso fazer uma validação de dados antes de prestar contas ao Fisco. Aliás, já comentamos aqui no blog sobre a importância de preparar uma ECD de qualidade para não ter problemas com a ECF. Isso inclui pensar nas duas escriturações de forma conjunta.
4. Análise contábil: essa boa prática depende do nível de capacitação da equipe. Nem sempre as empresas contam com um time especializado, afinal, o custo é alto de se manter um profissional ou uma equipe dedicados 100% a análises, conciliações entre relatórios de departamentos, estudo de cenários. Ainda há as tarefas rotineiras e os prazos para cumprir. Assim, é comum que os profissionais gastem muito tempo com planilhas de apuração, deixando de lado a parte pensante de suas funções. Por isso, é tão importante contar com sistemas e com consultorias especializadas para dar as coordenadas da maneira mais eficaz de adequar a escrituração contábil às novas normas de subcontas.

Uma alternativa para lidar com o volume de informações contábeis é investir em um sistema, que não foca apenas na entrega de uma obrigação, mas garante que a geração de uma declaração acessória não gere nenhum transtorno nos cruzamentos que a empresa vai ter. Assim, é possível avaliar dados, checar possibilidade de ajustes em diversos cenários e fornecer informações estratégicos para a tomada de decisões. A ferramenta cumpre seu papel de garantir dados seguros e validados e dá mais tempo as profissionais para se dedicarem a parte pensante do trabalho.

Saiba mais sobre a solução IRPJ Manager e compartilhe as suas dúvidas nos comentários.