O gerenciamento do Drawback é encarado, na maioria das vezes, como função de um setor específico, geralmente da área de comércio exterior. No entanto, para otimizar ganhos e minimizar riscos, a empresa exportadora precisa criar uma estrutura para gestão do Drawback, ou seja, um time multidisciplinar que tenha uma visão ampla e detalhada do incentivo fiscal e possa definir um fluxo constante de informações entre os diversos setores envolvidos. Neste post, vamos mostrar o papel de cada área na gestão de Drawback.
Logística/Comércio Exterior
Não é à toa que muitas empresas deixam as ações do regime de Drawback a cargo da Logística/Comércio Exterior. É esta a área que comanda toda a parte operacional relacionada a importação e exportação, que executa o que foi planejado em cada Ato Concessório. No entanto, para conseguir utilizar o incentivo fiscal na sua plenitude e dentro das normas e procedimentos legais, esse setor precisa de informações de outras áreas.
Comercial
O setor comercial é responsável por realizar a previsão de exportação ou replanejar a estimativa já feita. Essas previsões de exportação devem ser repassadas ao time de Drawback para que possa ser planejada a utilização do regime especial de Drawback. Na modalidade de Suspensão (veja a diferença entre as modalidades de Drawback), o setor Comercial é ainda mais importante, pois sua previsão deve ser assertiva para não prejudicar o compromisso de exportação gerado após a importação de insumos com suspensão de impostos.
Engenharia/Produção
A engenharia/produção fornece informações sobre a estrutura dos produtos que serão exportados (laudo técnico). Essa informação é fundamental para que o time de Drawback possa planejar o que será comprado dentro do Ato Concessório. O laudo técnico dos produtos é a informação base para comprovação do benefício do regime especial de Drawback e a sua apresentação junto ao orgão do governo será necessária nos casos em que for solicitado pelo DECEX.
Fiscal
O grande responsável pelo compliance da empresa. Na estrutura para gestão do Drawback, o setor fiscal tem que estar atento aos procedimentos para concessão e uso do incentivo fiscal. Alguns questionamentos devem ser feitos pela equipe: a empresa pode requerer o Drawback? Está utilizando o Ato Concessório conforme o planejado? As notas fiscais são emitidas corretamente? Ou seja, a área fiscal precisa dominar as leis do Drawback e o ramo de negócio para buscar o compliance. Além disso, é preciso buscar o equilíbrio entre ganhos e riscos, prevenindo também intimações e autuações fiscais.
Contabilidade e controladoria
Enquanto o setor fiscal está atento ao compliance, a área de Contabilidade/Controladoria avalia os ganhos e o impacto das modalidades de Drawback pelo aspecto financeiro. Um ponto importante dessa avaliação é a necessidade de provisionar recursos para uma possível nacionalização de impostos.
Planejamento
A equipe de planejamento determina o que deverá ser comprado. Neste momento, deverá ser avaliado o que deverá ser direcionado para utilização do regime de Drawback. A área de logística e comércio exterior terá a missão de operacionalizar o que foi planejado. Outro setor diretamente ligado ao planejamento e ao Drawback é o Comercial, no caso da modalidade Suspensão, a definição do uso do Drawback depende da previsão de exportação.
Quando se busca maximizar o ganho com o incentivo fiscal, principalmente com o Drawback, é necessário criar uma sinergia entre as áreas para que as informações pertinentes ao processo possam ser compartilhadas com todos os envolvidos.
Ao detalhar alguma atividade de cada área relacionada ao Drawback, percebe-se que uma área depende da outra. Assim, o modo mais eficaz de gerenciar o incentivo fiscal é criar um time multidisciplinar, um comitê interno de Drawback que facilite o fluxo de comunicação entre os setores, compartilhe novidades, desafios e resultados. No contexto atual, com a sobrecarga de trabalho em cada setor, sabemos que a integração entre os setores é o calcanhar de aquiles de muitas empresas. No entanto, não podemos pensar em uma gestão de Drawback com otimização de ganhos e minimização de riscos sem considerar o envolvimento das áreas de comércio exterior, comercial, engenharia, fiscal, contabilidade e planejamento.
Tem alguma dúvida sobre a estrutura para gestão do Drawback? Entre em contato conosco.
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