As empresas que usufruem de um benefício fiscal como o Drawback precisam seguir à risca as leis regulamentadoras. O Departamento de Operações do Comércio Exterior (Decex) e a Receita Federal estão atentos a todas as movimentações das empresas beneficiadas para evitar fraudes fiscais.
Se o processo de utilização do benefício não for feito da forma correta, dentro dos requisitos e condições fixados pela legislação pertinente ao benefício, existe a possibilidade da empresa beneficiária receber uma intimação de Drawback. Quando a empresa recebe uma intimação, deve ficar atenta aos detalhes das informações solicitadas e seguir as orientações para cumprir as exigências.
Para que a empresa não perca nenhum detalhe criamos um checklist com os pontos críticos que devem ser avaliados.
Prazo de resposta
O prazo para prestar esclarecimentos e apresentar a documentação solicitada pela Receita Federal é o primeiro item que a empresa deve conhecer. Não há uma data limite fixa, ela depende dos critérios adotados pelo fiscal da Receita Federal. Geralmente, varia entre 15 e 30 dias. Uma recomendação importante é estabelecer uma comunicação com o fiscal, caso a empresa não consiga entregar os documentos no prazo estipulado para pedir prorrogação. O não cumprimento das exigências da intimação no prazo estipulado pode gerar uma autuação.
O problema
A intimação de Drawback se baseia em leis e portarias regulamentadoras. Assim, para saber qual a situação que o órgão emissor da intimação quer fiscalizar, é indispensável conhecer os dispositivos legais do benefício. É comum a fiscalização buscar respostas para alguma informação contraditória que está no sistema do Decex, como por exemplo, atos concessórios com status de inadimplentes, seja total ou parcial.
Lista de documentos
Outra informação importante da intimação é a lista de documentos solicitada pelo fiscal. Os documentos têm a função de comprovar se os benefícios recebidos pela empresa estão dentro da lei pertinente ao regime. Normalmente, as intimações são referentes a atos concessórios mais antigos, que estão próximos da prescrição. Encontrar históricos de atos antigos é uma dor de cabeça comum das empresas que são intimadas. Assim, a recomendação é armazenar todos os dados de cada ato concessório por 5 anos após o vencimento.
Geralmente, a intimação de Drawback exige a apresentação de alguns dos documentos abaixo:
- Declaração de Importação (DI) desembaraçada em regime especial de Drawback;
- Nota fiscal de entrada relativa à DI: muitas empresas esquecem da nota e guardam somente a DI. É importante armazenar também o arquivo XML e Danfe da nota fiscal;
- Descritivo do processo produtivo assinado por um engenheiro;
- Registro de Exportação (RE) vinculado ao ato concessório de Drawback;
- Nota fiscal de saída relativa ao RE: também é importante armazenar o arquivo XML e Danfe da nota fiscal;
- Documento de comprovação: relatório que relaciona exportações e importações ou compra no mercado interno para comprovar a suspensão ou isenção dos impostos;
- Comprovante do pagamento de tributos: se a quantidade de insumos que a empresa importou usando Drawback for maior do que a quantidade de produto final exportado, a empresa deverá fazer a nacionalização do que não foi exportado, ou seja, o pagamento dos impostos suspensos com multa e juros;
- Laudo técnico: é o que determina o padrão de consumo dos insumos adquiridos sob o regime de Drawback para cada unidade produzida do produto exportado. O laudo técnico também deverá ser assinado por um engenheiro;
- Entrega de documentos.Como entregar e onde entregar são informações que também estão na intimação. Hoje em dia, é possível entregar os documentos em pendrive ou DVD. Ou, ainda, fazer upload dos documentos no sistema da Receita Federal. Uma recomendação importante é enviar somente o que está descrito na intimação.
Acompanhando esse checklist, é possível organizar a equipe interna e buscar consultoria especializada para cumprir as exigências da intimação no prazo estabelecido, minimizando o risco de uma possível autuação.
Antes de ter a intimação em mãos, no entanto, a empresa pode se prevenir de fiscalizações, criando um processo de gestão estratégica de Drawback que minimize sua exposição e maximize os ganhos com a utilização do benefício.
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