Controle de subcontas: 4 motivos para contar com uma ferramenta

Não é comum uma empresa contar com um time de especialistas para o cumprimento de todas as obrigações acessórias que precisam ser encaminhadas ao fisco. No caso do controle de subcontas, obrigatório pela Lei 12973/2014, não poderia ser diferente. Mesmo com seu importante papel para a base de cálculo do IRPJ e da CSLL e também para a geração de ECD e ECF (como já vimos no post sobre os desafios atuais do plano de contas), ainda é comum o controle de subcontas ser encarado somente pelo viés operacional. Sendo assim, as empresas costumam alocar funcionários apenas para compor planilhas, esquecendo-se de que existe uma parte pensante por trás desse trabalho, como o cruzamento de dados para evitar erros e a análise do melhor cenário de apuração.

Controle de subcontas: 4 motivos para contar com uma ferramenta

Não existe apenas uma vantagem de contar com uma ferramenta integrada ao ERP. Investir em um sistema também significa contar com a expertise de uma consultoria para as ações gerenciais. Há três pontos importantes nesse contexto: compliance, ferramenta e equipe. Se algum desses itens estiver com problemas, o resultado final ficará comprometido.

1. Estudo de múltiplos cenários: é preciso contar com ferramentas que conversem com os mundos fiscal e contábil. Quando cada área possui seu sistema, nem sempre essas ferramentas serão amigáveis e realizarão análises conjuntas. A figura abaixo demonstra a possibilidade de estudo de diferentes cenários que envolvem a apuração do IRPJ e CSLL. 
2. Consulta a obrigações anteriores: é possível realizar uma reapuração a partir de arquivos do SPED. Com isso, a empresa consulta informações já repassadas à Receita Federal, realiza cruzamentos com os dados atuais e evita divergências antes mesmo de uma fiscalização.  Ainda mais importante é aliar essa reapuração com o auxílio de um especialista, que possa dar a melhor solução para ajustes necessários.
3. Auxílio de consultoria: um sistema especializado não substitui a expertise de consultores, mas automatiza processos para reduzir o esforço braçal, deixando a equipe interna com mais tempo para analisar as informações. Ou seja, não adianta ter um programa, se não há um profissional capacitado para coletar os dados e realizar uma análise crítica do controle de subcontas. O papel do consultor é exatamente esse: buscar atualização de leis, estudar o segmento de atuação da empresa e saber utilizar o sistema para oferecer uma análise adequada aos responsáveis internos pelo Plano de Contas.
4. Integração com geração de  ECD e ECF:  é importante pensar no sistema como uma ferramenta de validação de processos, ou seja, não existe apenas a preocupação de entrega da obrigação e a simples exportação de dados da empresa – como a escrituração contábil digital (ECD) – aos sistemas do governo. Uma ferramenta especializada vai além, ao checar a origem das apurações. Com isso, há a possibilidade de rastrear falhas, fazer correções e efetuar os lançamentos de forma adequada.

Percebemos que os diferenciais do casamento de uma ferramenta especializada com os processos corporativos ultrapassam a confecção do Planos de Contas e controle de subcontas e as apurações de ECD ou ECF. Com um método validado, as rotinas contábil e fiscal tornam-se menos braçais e mais pensantes, já que o sistema automatiza e integra etapas que dispensam boa parte do tempo dos profissionais.

Como está o controle de subcontas na sua empresa? Compartilhe as suas experiências nos comentários.