As obrigações acessórias consistem em trâmites que servem como base para o pagamento de tributos, informações de tributos pagos e declarados, demonstrações contábeis, emissão de nota fiscal e de guias de recolhimento. Há um grande volume de documentos para a empresa gerenciar e entregar ao governo. No dia a dia dos setores envolvidos com a gestão tributária e fiscal, o não cumprimento destas obrigações ou a entrega de itens inconsistentes impactam diretamente na produtividade da empresa. Afinal, erros e perda de prazos trazem como consequência retrabalho, pagamento de multa e possível fiscalização.
Como exemplo, podemos citar o atraso na entrega da DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), que gera uma multa de 2% ao mês-calendário ou fração – incidente sobre o valor dos impostos e contribuições informados na declaração – limitada a 20%.
Confira os itens que merecem atenção da equipe interna para evitar a queda na produtividade da empresa.
Obrigações e prazos
Importante destacar que as obrigações acessórias têm regras e prazos específicos, sendo uma tarefa complexa manter uma equipe dedicada e capacitada exclusivamente para este fim.
É preciso conhecer todas as informações exigidas em cada obrigação, o período de entrega e ter em mente que todos estes dados são interligados pelo fisco, resultando em um controle mais rígido e rápido, por meio de sistemas automatizados. Para evitar que as práticas de gerenciamento impactem na produtividade da equipe interna, deve-se investir em métodos, integração entre setores e divisão clara das atividades. Essas tarefas fazem parte do compliance fiscal e muitas empresas conseguem alcançá-lo com o auxílio de uma consultoria especializada. Confira o post sobre compliance fiscal e saiba mais.
Qualidade das informações
Para melhorar a qualidade da entrega das informações de obrigações acessórias é extremamente necessário que a empresa possua ferramentas que captam divergências ou que cruzam dados de várias obrigações. Com isso, é possível enviar para o fisco as mesmas informações em arquivos diferentes.
Podemos usar o exemplo da NCM para explicar como os dados são interligados. No dia a dia, as empresas enviam informações de NCM na NF-e e, no final do mês, todas essas informações vão somadas em um arquivo único chamado SPED fiscal e EFD Contribuições. No ano seguinte, os mesmos dados são enviados, porém agrupados, em um valor total. Ou seja, se a empresa vendeu diariamente 1 nota por dia com NCM 3926.30.00 no valor de R$ 1 mil cada uma, enviará um arquivo único mensal para o SPED fiscal com 30 notas e valor somado de R$ 30 mil. Este mesmo valor estará no arquivo único que será entregue no ano seguinte, por meio do DIPJ. Lembrando que a partir de 2016 o DIPJ dará lugar à ECF (Escrituração Contábil Fiscal).
Como normalmente o fechamento fiscal é feito no final do mês, muitas empresas acabam não criando um mecanismo de controle de notas na entrada das mercadorias. Com isso, todo o procedimento de cadastro fica comprometido. Uma boa prática para evitar retrabalho e, consequentemente, a queda na produtividade é direcionar um profissional capacitado, auxiliado por um sistema integrado com a Sefaz para checar as informações de NF-e na entrada.
Percebemos que diante do volume de obrigações acessórias, a empresa que quer se tornar competitiva deve investir em rotinas bem definidas que integrem os setores, criando processos que tragam praticidade, rastreabilidade e transparência de resultados. Pelo organograma acima, por exemplo, é possível observar os diversos setores envolvidos no recebimento de notas fiscais e medir o impacto de um erro de cadastro. Pensar em produtividade é pensar em equipe capacitada e amparada por sistemas que trabalhem com as validações e os cruzamentos de dados feitos pelo fisco.
Ficou com alguma dúvida sobre o impacto das obrigações acessórias na produtividade da empresa? Escreva para nós.
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