Para falar sobre gerenciamento de risco tributário e fiscal precisamos rever alguns mitos alimentados pela cultura empresarial de décadas atrás. Um deles é sobre a área fiscal, geralmente vista como um setor que somente cumpre prazos e exigências, mas que pouco trabalha para encontrar oportunidades.
Com o surgimento do sistema informatizado e moderno do SPED fiscal, no qual há cruzamentos de dados, auditoria e notificação eletrônicas, um novo desafio de controle e gestão foi lançado para as empresas. Quem quer reduzir encargos e otimizar ganhos com avaliação de riscos, deve se preparar para esse big brother fiscal, revendo processos antigos e os mitos do gerenciamento tributário e fiscal.
Área fiscal não é centro de custos
Culturalmente, a maioria das empresas não enxerga o setor fiscal como estratégico, e sim como um centro de custos. Isso é explicado, primeiramente, pela cultura de apenas cumprir prazos e atender obrigações fiscais, que é o que consideramos o nível zero de governança. Sem ferramentas, sem equipe e sem consultoria especializada, as empresas correm atrás do fechamento no final do mês e não têm tempo para gerenciar o risco tributário e as oportunidades de reduzir custos produtivos com incentivos e benefícios fiscais.
Para a consultoria especializada, a área fiscal é um setor estratégico que deve trabalhar para que os negócios da empresa tragam resultados positivos. Para isso, é preciso avaliar se a casa está em ordem. A empresa mantém uma ferramenta adequada para a gestão tributária? Possui um controle de recebimento e cadastro de NF-e? Utiliza algum benefício fiscal? Sua equipe é capacitada e domina as regras fiscais e as peculiaridades de operações da empresa? Tudo isso é avaliado por uma equipe externa, que também realiza validações e cruzamentos de dados, baseados na visão do próprio governo, não nos sistemas da empresa.
Sistema não vê oportunidades
Uma ferramenta de gestão ajuda e muito a rotina do setor fiscal. Afinal, se o próprio governo já está automatizando seus serviços e realizando cruzamento de informações, cabe às empresas modernizarem as formas de armazenar, pesquisar e validar documentos.
Entretanto, apenas uma ferramenta não é suficiente para traçar estratégias e buscar oportunidades, afinal, o sistema é automatizado, porém quem analisa dados e chances de melhorias é a equipe.
A pergunta que não quer calar é: como organizar um time capacitado? Antes de mais nada, as empresas precisam entender que o setor fiscal não trabalha sozinho. As diversas áreas que impactam na apuração fiscal têm que trabalhar integradas para também evitar erros e antecipar crises. Um exemplo do que acontece normalmente nas empresas é a área fiscal consultar o setor de tecnologia de informação para avaliar um sistema de gestão que se encaixe às suas demandas, mas se esquece dos setores de compras, engenharia/produção, vendas, que estão no coração da movimentação da empresa. Outra falha comum é trabalhar com sistema de gestão empresarial (ERP), que atende à rotina de negócios, mas não é eficaz no controle de benefícios e incentivos fiscais.
Não há outro caminho para se fazer um bom gerenciamento do risco tributário e fiscal, senão o de buscar profissionais que conheçam as regras fiscais e que se dediquem a buscar oportunidades, com foco na avaliação no nível de exposição e na otimização de ganhos.
É clara a necessidade de rever os métodos de gestão para aumentar a competitividade no mercado atual, bem como o controle de operações e a exposição ao governo. Enquanto o gerenciamento de risco tributário e fiscal não fizer parte da rotina das empresas, elas vivenciarão um cenário de subaproveitamento de benefícios e de falhas nas apurações fiscais, com problemas de notificações e sanções que impactam no bolso. Como resultado, sempre restará a sensação de que cumprir as obrigações do governo é um trabalho complexo e quase impossível, sem um retorno visível, apenas riscos. No entanto, estar em compliance e otimizar ganhos já é a realidade das empresas que apostaram na modernização de seus negócios e no auxílio de equipes externas especializadas.
Conte para nós a sua experiência com gerenciamento do risco tributário e fiscal.
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