Prestar contas das operações ao governo é uma tarefa complicada para muitas empresas exportadoras. É preciso comprovar os dados fornecidos, apresentar documentos e avaliar a qualidade das informações, pois já é possível fazer cruzamentos de dados pelos sistemas do governo. De um modo geral, caso a Receita encontre alguma informação contraditória, a empresa pode receber uma autuação. Muitos consideram esse risco um fator intrínseco à gestão de incentivos fiscais, no entanto, pode-se prevenir fiscalizações com o compliance de processos fiscais, um conjunto de rotinas para as empresas cumprirem as leis e diretrizes estabelecidas em seu negócio.
A sua empresa aplica o compliance nas rotinas fiscais? Confira 3 itens indispensáveis para essa aplicação:
Setores integrados e em constante comunicação
O calcanhar de Aquiles da maioria das empresas é a comunicação entre setores. Isso, porque, ainda se acredita que a gestão de benefícios fiscais é um trabalho exclusivo da área fiscal. No entanto, as informações necessárias para aderir aos incentivos do governo vêm de diversos setores da empresa, sendo que a área fiscal utiliza todos esses dados para alimentar os sistemas do governo. Sendo assim, se não existir um fluxo eficiente de comunicação entre as áreas, como compras, engenharia e logística, é provável que a empresa cometa erros, abrindo caminho para autuações.
Equipe capacitada também para tomada de decisões
Imagine uma quantidade enorme de exigências fiscais, cada uma com suas regras e prazos. Agora imagine apenas selecionar um funcionário da sua empresa para fazer o gerenciamento disso. Impossível, certo? A adesão a benefícios fiscais é um processo complexo que requer conhecimento aprofundado da equipe interna. Esse também era um desafio para a Faurecia ao fazer o Drawback. Para Helton Duarte, gerente de comércio exterior da empresa, a grande dificuldade da companhia era integrar os setores de logística, engenharia, comércio exterior e tributário para criar uma equipe interna de gerenciamento de benefícios. Saiba como a Faurecia driblou essa dificuldade.
O compliance de processos fiscais prevê a capacitação contínua dos envolvidos para atualizar conhecimento em leis e normas, em rotinas produtivas e nas peculiaridades do ramo de negócio da empresa. A capacitação foca na prevenção e também na gestão de crise, afinal, é preciso agir rápido para se defender de autuações.
Sistemas com validação de dados
Quando a empresa recebe uma intimação, precisa apresentar uma lista de documentos ao fiscal. Podem ser notas fiscais recentes ou registros de atos concessórios antigos. Como acessar essas informações? Onde elas estão armazenadas? Pelo compliance de processos fiscais, estimula-se o investimento em sistemas, afinal, se o próprio governo já possui uma ferramenta online para gerenciar os dados de benefícios fiscais, a empresa também precisa pensar em algo que integre as informações de sua gestão tributária. Em meio a tantas exigências, fica impossível fazer um processo a mão.
Percebemos que a combinação de comunicação, capacitação e sistemas é essencial para a implementação do compliance de processos fiscais. Esse conjunto de disciplinas não é um detalhe, mas uma obrigação da empresa que quer reduzir riscos fiscais. Com o compliance, é possível aumentar o nível de aderência da empresa à legislação. Quanto maior esse nível, menor a exposição fiscal. Nem sempre é simples fazer essa análise, por isso muitas empresas recorrem a consultorias que remediam falhas da equipe interna e de sistemas. Saiba mais sobre a participação de equipes externas na análise de benefícios fiscais.
Confira também nosso guia de gestão de benefícios fiscais.
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