O Siscoserv entrou em vigor em 2012 e, desde então, reúne as informações sobre o setor de serviços. A legislação Siscoserv já passou por muitas atualizações, sendo indispensável às empresas acompanharem os lançamentos dos novos manuais para realizarem corretamente o registro Siscoserv. Atualmente, estamos no 11º manual.
Quais os desafios impostos pelo sistema Siscoserv?
O próprio formato de registro Siscoserv já é um desafio, assim como o domínio de seus manuais. Outros dois pontos de atenção, já citados no post sobre sistema Siscoserv são a classificação da NBS (nomenclatura de serviços) e o fluxo de informações para a entrega da obrigação acessória, pois os dados necessários vêm de muitos setores.
A complexidade de garantir o compliance na entrega do registro Siscoserv levanta muitas dúvidas. Que tipo de operação deve ser incluída no programa? Qual setor deve se responsabilizar pelos registros? O que acontece se eu não cumprir a entrega do Siscoserv?
Para responder tudo isso, vamos conferir como a Michelin, uma das líderes mundiais na fabricação e comercialização de pneus, conseguiu conquistar os processos de antecipação de informações, comunicação entre áreas, responsabilização e ganho de performance.
Case Michelin na entrega do registro Siscoserv
É comum as empresas, independentemente do segmento ou porte, saberem da existência do programa Siscoserv sem compreenderem como a obrigação pode ser cumprida. Isso acontece, muitas vezes, pela falta de equipe especializada no assunto ou por falta de verba para estruturar um time.
Ressaltamos, no entanto, que a legislação do Siscoserv deve ser cumprida, afinal, há penalidades previstas pela não entrega, por incorreções ou omissão de dados. Para o caso de omissão de dados a multa é de 3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, não podendo ser menor do que R$ 100.
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Como foi a mudança na Michelin? O primeiro passo para cumprir corretamente o registro Siscoserv foi a escolha pela consultoria da Becomex, a partir do relacionamento já construído na área de transfer price e de feedback favorável de clientes.
A segunda etapa consistiu na sensibilização dos setores envolvidos no processo de registro Siscoserv, com a apresentação do conceito da obrigação acessória, objetivos, regras e penalidades. Foi necessário, portanto, reunir as pessoas para explicar a obrigação acessória, o papel de cada área e como utilizar a ferramenta especializada de gestão.
Essa etapa de sensibilização é muito importante, pois a falta de um fluxo de comunicação interna é uma das principais barreiras para o cumprimento de obrigações acessórias. Imagine que cada setor tem necessidades específicas de contrato, datas de início e fim, de pagamento/faturamento e NBS diferentes. E tudo isso precisa de registro Siscoserv no sistema e ser entregue no prazo da obrigação.
Registro Siscoserv: principais pontos trabalhados na consultoria
- Mapeamento para identificar serviços vendidos e adquiridos com o exterior que são objeto de registro no Siscoserv e as classificações NBS;
- Divisão de tarefas para definir o papel de cada setor;
- Sugestão de fluxo de processos para que cada setor forneça as informações necessárias para registrar as operações;
- Implementação de uma ferramenta de gestão do Siscoserv.
A visão da Michelin sobre a mudança cultural e estratégica
Gustavo Valente, da área fiscal da Michelin, acompanhou o processo de implementação do Vision Siscoserv e testou as funcionalidades e integrações do sistema. Para o cliente, a mudança principal foi além da aplicação de uma ferramenta e se refletiu no modelo de gestão. Se antes a Michelin acreditava que a área de Tesouraria poderia incorporar toda a função do registro Siscoserv, após a consultoria ficou claro que cada área é responsável pelos dados e que a área Financeira atua como gestora do processo.
Atualmente, é possível solicitar demandas de serviços pela intranet da Michelin. Cada área registra os dados do serviço em um formulário que vai direto para o setor responsável pelo contrato. Esse novo fluxo garante o compartilhamento seguro de informações, a correta classificação de serviços (NBS), além de não sobrecarregar nenhum setor.
Gustavo destaca ainda a importância de backup oferecido pelo sistema e a geração de relatórios para não haver perda de dados. Além disso, há a integração da ferramenta com sistemas internos e com outras obrigações, como a relação entre Siscoserv e Siscomex.
Confira isso funciona na prática?
Comércio exterior: utiliza o Vision Siscomex para gerar o relatório com os dados de frete internacional importação, realiza a manutenção dos dados que não existem no Siscomex, mas que são obrigatórios no Siscoserv, importa o relatório para o Vision Siscoserv e efetua a transmissão dos dados no site do Siscoserv;
Financeiro: é o gestor do projeto e utiliza os relatórios de Saldo Pagamento e Saldo Faturamento no Vision Siscoserv para gerenciar os serviços pendentes de dados de pagamento/faturamento. A partir do relatório, é feito o registro dos dados e importação do relatório Vision Siscoserv que efetua a transmissão dos dados no site do Siscoserv agilizando o cadastro de informações obrigatórias.
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