O tempo é nosso maior e mais valioso ativo. Isso é um fato! Se não fosse assim, não existiriam várias técnicas e métodos que ajudam a decidir primeiro o que deve ser feito e segundo como deve ser feito, como RPA.
Para a primeira etapa de decidir o que deve ser feito, existe a técnica de Eisenhower, que ensina como decidir quais as tarefas que devem ser feitas agora, quais devem ser feitas mais tarde e quais devem ser delegadas para outra pessoa, com base em dois parâmetros simples: importância e urgência. Já para a segunda etapa, uma vez que tenhamos definido o que deve ser feito, existem outras técnicas que ensinam como fazer, mais precisamente, em como focar na execução de tarefas, como por exemplo a técnica de Pomodoro de Francesco Cirillo.
Vejam que acima falei apenas nas atividades feitas pelos humanos, porque as que podem e devem ser feitas por máquinas, como robôs e computadores, já devem estar sendo feitas por eles. E se não estão, deveriam.
E é aí que entra a RPA – Robotic Process Automation, muito mais viável e abrangente com a transformação digital pela qual passamos nas últimas décadas. Foi um divisor de águas (ou de tarefas): enquanto nós humanos podemos e devemos nos dedicar às tarefas que precisam de inteligência, expertise, feeling, e que agregam diretamente resultado para os clientes e a empresa, utilizamos a tecnologia para fazer as tarefas repetitivas, processar grandes volumes de informações, cálculos complexos, nas quais realmente não deveríamos nos envolver. 24 x 7 x 365.
RPA “Software rules”:
A inovação tecnológica – como a técnica RPA – compõe um dos pilares da Becomex e dão sustentação a todas as nossas linhas de negócio, além de prover ao mercado soluções de softwares com alta performance e aderentes aos mais diversos ramos de atividades.
A Becomex não estaria onde está se não estivéssemos investindo em automação desde os primeiros anos de existência. Sabíamos que com o crescimento nós tínhamos que tirar toda e qualquer atividade manual e repetitiva das pessoas. Para tal, elegemos como primeiros cases dois arquivos que os clientes enviam para a RFB – Receita Federal do Brasil: SPED Fiscal e SPED Contribuições.
E o que nos motivou a escolher por estes arquivos. Por diversos motivos; primeiro porque queríamos garantir a compliance das informações recebidas dos clientes x o que ele enviava à RFB. Em segundo lugar porque são extensos, contém muito registros, é inviável fazer a carga deles manualmente com o crescimento da carteira de clientes e de projetos.
E em terceiro lugar, porque os layouts seguem um padrão definido pela RFB, ou seja, sabemos exatamente qual o layout de cada arquivo / registro, o que facilita muito! Esta também nos facilitou a implementação da anonimização das informações de Pessoas Físicas, solução adotada como uma das etapas para garantir a segurança dos dados dos nossos clientes por causa da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Os resultados foram excelentes: o número de SPEDs Fiscais quintuplicou entre 2016 e 2021, partimos de um total de 26 mil arquivos carregados em 2016 para mais de 122 mil em 2021, e o tempo médio de carga de um arquivo de 100 mil linhas está na faixa de 2 minutos. Já o número de EFDs Contribuições aumentou 16 vezes entre 2016 e 2021, partimos de um total de 1,1 mil em 2016 para mais de 17,5 mil EFDs Contribuições em 2021.
Impressionante? Muito! Humanamente impossível? Sem dúvida! “The truth tech will set you free”. Calma, mas não é só isso. Assim como em qualquer processo semi ou totalmente automatizado, de igual importância é a implementação de sistemas de controle ou monitoramento, pois sabemos que tecnologias são falíveis.
“O site de entrada de dados está no ar?” “Os robôs de movimentação de arquivos estão funcionando?” “Os robôs de carga estão ativos?” “A carga em si está funcionando?” são algumas das perguntas que devem ser feitas o tempo todo para garantir a estabilidade e continuidade dos processos.
“O show precisa continuar”. Esses são apenas dois exemplos das dezenas de RPAs implementados na Becomex. O nosso crescimento se baseia no crescimento da utilização desta e de vindouras tecnologias para nos ajudar, à nós humanos, a focar no que é importante para o negócio.
Mathias Inngauer – Gerente de Integração e Dados da Becomex
