Obter a certificação OEA exige das empresas um olhar estratégico e uma gestão minuciosa dos procedimentos internos. Um dos critérios estabelecidos na legislação para a certificação é a implementação de procedimentos operacionais claros, que descrevam de forma objetiva as rotinas dos departamentos, garantindo o cumprimento voluntário de cada requisito do programa.
No início de um projeto OEA, é comum encontrar empresas que não possuem procedimentos documentados ou que contam apenas com instruções de trabalho pouco estruturadas. Nesses casos, o esforço e o tempo necessários para a conclusão do projeto aumentam significativamente, tanto para a empresa quanto para a consultoria envolvida.
Além disso, há situações em que os procedimentos existentes demandam melhorias. Muitos contêm informações desnecessárias, como textos completos de legislações, excesso de definições e siglas, enquanto o conteúdo realmente relevante para a operação é pouco explorado. Um bom procedimento deve ser objetivo, funcional e alinhado às práticas operacionais do dia a dia, facilitando a compreensão e a aplicação dos critérios exigidos para a certificação.
OEA: necessidade de planejamento conjunto
Um procedimento operacional não deve ser uma simples cópia de outro, ele deve ser o resultado de um planejamento estruturado, baseado no entendimento profundo da operação e na integração com outras áreas da empresa. No contexto do programa OEA, essa visão ampla é essencial, pois envolve a sinergia com setores como financeiro, planejamento de materiais, compras, recebimento e expedição, transfer pricing, entre outros.
Para que o processo seja eficiente, ele precisa ser bem estruturado e analisado, com a criação de um fluxograma claro que evidencie a participação de cada departamento. Isso não apenas facilita o entendimento, mas reforça que os benefícios alcançados são compartilhados por toda a organização.
Importância do procedimento operacional
A importância de ter um procedimento operacional para a gestão de equipes, projetos e rotinas diárias não é apenas para atender à legislação do programa OEA, mas serve como uma ferramenta de suporte que ainda é pouco explorada pelas empresas para a gestão das operações de comércio exterior de maneira ampla.
Há diversas razões para elaborar e implementar um procedimento operacional padrão. No contexto específico do programa OEA, é imprescindível que a empresa tenha um procedimento bem estruturado e desenvolvido a quatro mãos (prática comum entre os profissionais de comércio exterior). De maneira geral, manter um procedimento operacional contribui para a redução de riscos e erros nos processos de trabalho, padroniza atividades e rotinas, facilita o acompanhamento do andamento das operações e permite a identificação precisa de falhas ao longo do processo. Isso garante maior eficiência, consistência e qualidade na execução das tarefas.
Ele otimiza a performance da equipe, garantindo que todos estejam cientes de suas responsabilidades e saibam exatamente como executá-las. Isso resulta em redução de tempo e maior precisão na realização das atividades. Além disso, permite a criação e manutenção de padrões nos processos de trabalho, alinhando as expectativas de todos com os objetivos da empresa.
Ao mapear as rotinas, torna-se possível estabelecer metas mais realistas e assertivas em relação ao tempo e à qualidade das atividades. Por fim, essa estruturação contribui para a satisfação e percepção positiva dos clientes, sejam eles internos ou externos, ao entregar processos mais eficientes e consistentes.
Um procedimento operacional é essencial para atender demandas em situações de ausência de colaboradores, como férias, licença-maternidade, afastamentos por enfermidade ou desligamentos inesperados. Nesses casos, ele assegura que quem assume a função saiba o que fazer, como fazer, quando fazer e por que fazer, garantindo a continuidade das operações sem perda de qualidade ou eficiência.
Além de descrever de forma objetiva e clara as etapas de um trabalho, o procedimento proporciona aos gestores uma visão abrangente da participação de cada departamento, desde o início até a conclusão de uma atividade, projeto ou processo. Isso facilita a tomada de decisões estratégicas e impulsiona a melhoria contínua dos processos, promovendo maior eficiência e alinhamento organizacional.
Estrutura de um procedimento operacional padrão
No mercado, é comum solicitarem um modelo de procedimento. Não é simples começar um procedimento do início, mas, uma vez iniciado, todos perceberão sua importância.
Um procedimento operacional deve ser estruturado de forma clara e abrangente, contendo os seguintes elementos:
Elaborar e seguir um procedimento operacional padrão é fundamental não apenas para atender às exigências legais, mas para garantir uma operação eficiente, bem estruturada e alinhada às melhores práticas. No contexto do OEA, esses procedimentos demonstram o compromisso da empresa com a conformidade e a excelência, garantindo um ambiente mais organizado e responsável.
Por fim, vale refletir: se trabalhar é preciso, que façamos do nosso trabalho um merecimento pelo que nos é retribuído, não apenas financeiramente, mas pela oportunidade de contribuir com um mundo melhor. O trabalho bem-feito, quando feito com propósito e dedicação, transcende os benefícios imediatos e se torna uma contribuição para algo maior, tanto dentro da empresa quanto para a sociedade.
Aqui na Becomex, fomentamos uma cultura de gestão de riscos aduaneiros e apoiamos as empresas durante a certificação e a manutenção da Certificação OEA, com uma plataforma que une tecnologia e conhecimento especializado para assegurar o cumprimento dos critérios e requisitos de acordo com as normas vigentes.
José Antônio da Silva – Consultor de OEA da Becomex
